1. Qu’est-ce que le module Notes de frais ?

⚠️ Ce module n’est disponible que si votre entreprise l’a souscrit.

Depuis ce module, vous pouvez soumettre des dépenses effectuées à une date précise, afin qu’elles soient approuvées par un administrateur ou un responsable des notes de frais.

Vous verrez un tableau avec toutes les demandes effectuées :

2. Comment soumettre une note de frais ?

Dans le module, cliquez sur le bouton + Demander une note de frais :

Pour générer la note de frais, vous devez renseigner les informations suivantes :

1. Date : indiquez la date à laquelle la dépense a été effectuée, ou la date à laquelle vous souhaitez enregistrer la note de frais.
2. Type de note de frais : le menu déroulant affiche les types de notes de frais configurées par votre entreprise. ⚠️ Si vous ne voyez pas le type de note de frais dont vous avez besoin, contactez votre responsable.
3. Montant : vous pouvez également sélectionner la devise.
4. Projet : si la note de frais est liée à un projet, vous pouvez le sélectionner ici.
5. Description : pour ajouter un commentaire si nécessaire.
6. Fichier : pour joindre un justificatif ou un document lié à la note de frais, comme un ticket ou une facture.

3. Comment consulter mes notes de frais ?

Dans le module Notes de frais, vous pouvez visualiser et filtrer toutes les notes de frais soumises, ainsi que télécharger un rapport au format Excel.

Tableau des notes de frais

Vous verrez un tableau contenant les informations suivantes :

1. Statut : En attente, Approuvée, Refusée, Payée, En paie
2. Budget : si un budget est assigné à la demande, une icône apparaîtra.
3. Date : date à laquelle la dépense a été effectuée.
4. Date de la demande : jour et heure auxquels vous avez soumis la demande.
5. Remboursable : Oui ou Non
6. Type de paiement : carte bancaire personnelle ou espèces, carte bancaire (de l'entreprise), espèces (de l'entreprise)
7. Unités : si la dépense a été configurée en unités.
8. Coût/Unité : coût par unité indiqué dans la configuration.
9. Montant total : montant demandé par le collaborateur.
10. Type de note de frais : sélectionné dans le menu déroulant des types de notes de frais créés dans la configuration.
11. Projet : un projet peut être associé à chaque note de frais.

👉 En cliquant sur les trois petits points de chaque note de frais, vous pouvez Voir les détails de la demande :

Depuis cette fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez également :

• Supprimer : la demande de note de frais.
• Modifier : la date de la dépense et le montant total, à condition que le statut d’approbation soit En attente.

Filtres

Vous pouvez filtrer les notes de frais selon les critères suivants :

• Budget : selon les budgets créés.
• Coût par unité : selon le type de note de frais. Ce filtre s’applique aux dépenses calculées à l’unité, qui ont un coût unitaire.
• Date de la demande : date à laquelle la dépense est déclarée ou enregistrée sur la plateforme.
• Date de la note de frais : date à laquelle la dépense a été effectuée.
• Monnaie : devise utilisée pour la note de frais.
• Montant total : montant total de la dépense ou du remboursement des frais.
• Remboursable : Oui ou Non
• Statut : En attente, Approuvé, Refusé, Payé.
• Type de note de frais : la liste dépend des types de dépenses créés dans la configuration.
• Type de paiement : carte bancaire personnelle ou espèces, carte bancaire (de l'entreprise), espèces (de l'entreprise)
• Unités : filtre les dépenses en fonction du nombre d’unités qui leur sont attribuées, en retenant celles dont le nombre d’unités est supérieur ou égal à la valeur saisie dans le filtre.

Exporter et télécharger un rapport

Exporter au format Excel toutes les informations affichées sur la plateforme.